Wenn bei der Buchführung ein Rechnungsbeleg fehlt

Zu jeder Abbuchung vom Geschäftskonto und zu jeder Auszahlung aus dem Kassenbuch gehört bekanntlich ein korrespondierender Beleg, der die Betriebsausgabe und damit die steuerliche Absetzbarkeit rechtfertigt, sofern es sich nicht um einen Privatentnahme handelt. Fehlt dieser Beleg, gibt es nur drei Möglichkeiten: Man bemüht sich um eine Rechnungskopie, bucht die Ausgabe als Privatentnahme (und kann sie damit nicht mehr absetzen) – oder man schreibt einen Eigenbeleg. Letzterer wird von den Finanzämtern durchaus anerkannt, selbst in handgeschriebener Form. Dies sollte allerdings eher die Ausnahme sein und nicht zur Regel werden. Ausserdem sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Beleg muss sowohl Ihren Namen und Ihre Anschrift als auch die des Zahlungsempfängers sowie das Datum der Zahlung enthalten.

2. Es ist genau anzugeben, was gekauft wurde.

3. Die Kosten sind grundsätzlich brutto anzugeben, und zwar mit dem Hinweis, dass keine Vorsteuer geltend gemacht wurde!

4. Nennen Sie einen Nachweis der Zahlung, bei Abbuchung also Nummer und Datum des Kontoauszugs, bei Barzahlung das Kassenbuchdatum.

5. Als Grund für den Eigenbeleg können Sie beispielsweise „Originalrechnung nicht auffindbar“ angeben.

6. Der Eigenbeleg muss mit Datum und Unterschrift versehen sein.