Rechnungsversand per E-Mail ist jetzt erlaubt

Jetzt ist es amtlich: Rückwirkend zum 1. Juli 2011 können Rechnungen per E-Mail verschickt werden, ohne dass es dazu einer „qualifizierten digitalen Signatur“ bedarf. Die war nämlich bislang notwendig, um die Authentizität des Absenders sicherzustellen. Etliche Betriebsprüfer monierten in der Vergangenheit signaturlos verschickte Rechnungen und verweigerten die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer.

Unternehmern, die laufend viele Rechnungen mit kleinen Beträgen verschicken, bringt das „Steuervereinfachungsgesetz 2011“ enorme Vorteile. Rechnungen müssen nun nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden; es genügt ein Klick im Fakturierungsprogramm, schon wird die Rechnung per E-Mail verschickt. Schon bei 100 Rechnungen beläuft sich die Ersparnis auf rund 60 Euro, hinzu kommen der erheblich geringere Zeitaufwand und der Vorteil, dass die Rechnung schneller beim Kunden ist.

Voraussetzung für die Online-Rechnung ist natürlich das Vorhandensein der Kunden-E-Mail-Adresse. Deshalb sollten Sie auch Ihre gedruckten Bestellformulare um dieses Adressfeld erweitern. Eine ausdrückliche Genehmigung des Kunden zum Empfang einer elektronischen Rechnung ist übrigens nicht erforderlich, dennoch gehört es zum guten Ton, in Bestellformularen und in den AGB darauf hinzuweisen, sowohl online als auch auf Papier. Sollte allerdings ein Kunde auf einer ausgedruckten Rechnung bestehen, müssen Sie ihm diese zur Verfügung stellen.